Informatiebeheer - Wegwijs in de informatiechaos

Lokale besturen maken steeds meer de omslag naar een digitale werkomgeving. Vaak wordt gekozen voor ingrijpende en complexe oplossingen die achteraf nauwelijks gebruikt worden door de medewerkers. Gegevens worden dubbel bijgehouden in versnipperde lijsten en toepassingen. Of de uitwisseling tussen verschillende ICT-toepassingen is complex of onmogelijk en het digitale archief is het equivalent van een grote zolder volgestouwd met dozen ongesorteerd papier. Tegelijk vragen beleidsmakers, andere overheden of managementteams in het kader van BBC steeds vaker statusupdates van lopende projecten en doelstellingen. Het efficiënt beheren van informatie vormt voor de meeste besturen dan ook een grote uitdaging. 

Informatiebeheer: meer dan enkel inventariseren

Informatiebeheer in lokale besturen

Lokale besturen zijn een goudmijn aan informatie. Ze verzamelen informatie, verwerken deze en verstrekken het aan burgers, bedrijven en verenigingen. Hierdoor zitten lokale besturen op een berg informatie waar je al snel de weg in kwijtraakt. Veelal is er ooit een oefening geweest om de informatie die er is in kaart te brengen of te structuren, maar dit staat dan vaak in schril contrast met de werkelijke situatie door de steeds veranderende omgeving waarin de besturen opereren. Door het tekort aan een (actuele) structuur waarmee informatie beheerst wordt, wordt informatie als iets vluchtig en ongrijpbaar gezien. De consequenties hiervan kunnen evenwel omvangrijk zijn. De efficiëntie van de interne werking en de dienstverlening kan in gevaar komen als informatie dubbel bijgehouden wordt (bv. meerdere adressenlijsten), informatie kan verloren gaan als de mappenstructuur niet duidelijk is, dossiers moeten dubbel ingegeven worden in het “oude” en “nieuwe” systeem omdat elk systeem zijn voordelen heeft, gegevens worden fout ingebracht in de software waardoor problemen hoger in de procesketen ontstaan, … .

Informatiebeheer heeft minder te maken met het opstellen van gedetailleerde inventarissen en documentenlijsten, maar eerder met het inzicht in het functioneren van diensten (waarom zit er een verschil in het bijhouden van informatie tussen diensten), en met het organisatiebreed doortrekken van de conclusies hieruit. Wat betekent het voor mijn organisatie als dienst X vooral gebruikmaakt van papieren dossiers en maar sporadisch gegevens uploadt in de softwaretoepassing? En indien dit een groot effect heeft voor de organisatie, hoe kan hier het best mee omgesprongen worden? Leggen we regels op aan de dienst en dwingen we die af of halen we de papieren dossiers in hun geheel weg uit de dienst waardoor de handelingen zich per definitie niet meer kunnen stellen? Informatiebeheer legt dan wel de nadruk op het “beheren” van informatie, maar zal heel wat structurele en culturele aspecten van de organisatie blootleggen. Inefficiënties in processen komen naar boven, gedragingen en gewoonten worden geïdentificeerd en regels en procedures worden geëvalueerd. Informatiebeheer beslaat de volledige organisatie en reikt tot diep in de organisatie waardoor fundamentele veranderingen aan de interne werking en de dienstverlening mogelijk worden. Hoewel het geen voor de hand liggend thema is, vormt het wel een van de uitdagingen waarmee lokale besturen reële efficiëntiewinsten kunnen boeken en hun organisatie beheersbaar kunnen maken.