Microsoft Teams biedt alles aan op om een digitale werkplek mogelijk te maken. Dat gaat van vergaderen, tot bellen, chatten en delen van documenten. Teams zorgt ook voor verbindingen met andere Microsoft applicaties en maakt het mogelijk de volledige workflow in kaart te brengen.
Een eigenaarteam is eigenaar van de records en beschikt over toegewezen beveiligingsrollen. De bevoegdheden van het team worden gedefinieerd door deze beveiligingsrollen. Naast de bevoegdheden die worden geboden door het team, hebben teamleden de bevoegdheden die zijn gedefinieerd door hun individuele beveiligingsrollen en door de bevoegdheidsovernamerollen van de teamleden. Een team heeft volledige toegangsrechten voor de records waarvan het team eigenaar is. Teamleden worden handmatig toegevoegd aan het eigenaarteam.
Een Azure Active Directory (Azure AD) groep team. Net als het eigenaarteam kan een Azure AD-groepsteam eigenaar zijn van records en kunnen er beveiligingsrollen aan het team zijn toegewezen. Er zijn twee typen groepsteams en deze corresponderen direct met de Azure AD-groepstypen - beveiliging en Office. De beveiligingsrol van de groep kan alleen voor het team zijn of voor teamleden met gebruikersrechten overerving van ledenrechten. Teamleden worden dynamisch afgeleid (toegevoegd en verwijderd) wanneer ze toegang krijgen tot de omgeving op basis van hun Azure AD-groepslidmaatschap.
Een toegangsteam is niet de eigenaar van records en beschikt niet over beveiligingsrollen die aan het team worden toegewezen. De teamleden hebben bevoegdheden die door hun individuele beveiligingsrollen worden gedefinieerd en door de rollen van de teams waarvan zij lid zijn. De records worden gedeeld met een toegangsteam en aan de teamleden worden toegangsrechten verleend voor de records, zoals Lezen, Schrijven of Toevoegen.
Zoals hierboven reeds vermeld heeft elk lid in Teams een rol, en voor elke rol zijn er verschillende machtigingen. Zo heb je teameigenaren en 'gewone' leden, maar daarnaast is het ook mogelijk om gasten toe te voegen.
Gasten zijn mensen van buiten de organisatie die een teameigenaar uitnodigt om deel te nemen aan het team, zoals partners of consultants. Gasten hebben minder mogelijkheden dan teamleden of teameigenaren, maar ze kunnen nog steeds veel doen.
U beschikt over een paar opties voor het zoeken en filteren van berichten, personen, bestanden en andere informatie die in Teams wordt gedeeld:
Teams zorgt voor teambrede en organisatiebrede twee-factor authenticatie, eenmalige aanmelding via Active Directory en versleuteling van gegevens tijdens verzending en wanneer je niet actief bent. Bestanden worden opgeslagen in SharePoint en worden ondersteund door SharePoint-encryptie. Notities worden opgeslagen in OneNote en worden ondersteund door OneNote-encryptie. De OneNote-gegevens worden opgeslagen op de SharePoint-site van het team. Het Wiki-tabblad kan ook worden gebruikt voor het maken van aantekeningen en de inhoud ervan wordt ook opgeslagen op de SharePoint-teamsite van het team.
Ontdek meer over de veiligheid van Microsoft Teams op deze website.
De 'guest access' kan je steeds zelf afzetten en helemaal zelf beheren. Hoe dat juist in zijn werk graag vind je via deze webpagina. Om ervoor te zorgen dat je geen slapende accounts in werking hebt staan van bepaalde gastenaccounts kan je met Powershell scripts team sites monitoren naar gebruik e.d. Meer info daarrond vind je hier.
Het werken in Teams biedt veel voordelen op het gebied van samenwerken met je collega's en voor scholen studenten. Binnen Teams is er de mogelijkheid om bestanden te delen en te bewerken. In Teams is het (nog) niet mogelijk om een bestand rechtstreeks te beveiligen. Dit is wel mogelijk via SharePoint. Je kan daarnaast ook je 'policies' definiëren voor Teams die verdere reflectie hebben onderliggend in SharePoint.
Microsoft bundelde enkele aanbevelingen hierover via deze webpagina.
Rond het organiseren van een gemeenteraad verwijzen we graag naar een goede leidraad van Stad Gent die je kan vinden op de webpagina van VVSG.
Wat betreft stemmen zijn er verschillende oplossingen. Eén daarvan is via Forms. Hans van der Meer van Microsoft heeft dit uitgebreid besproken in een whitepaper die je hier kan terugvinden.
Ook via 'third parties' is het mogelijk om een veilige stemming te organiseren. Zo hebben ze bij Green Valley Belgium aangekondigd dat zij de module digitaal stemmen kosteloos kunnen activeren zolang de coronacrisis voortduurt voor de applicaties Notula en Parnassus8. Ook bij Cipal Schaubroeck zijn er mogelijkheden met CSsign. Een ander voorbeeld is Meeting Decisions.
Je kan altijd add-ins bouwen voor teams zodat deze mee in de tab terecht komen van de teams meeting. Sommige third party oplossingen zoals hierboven beschreven maken daar gebruik van en voorzien ook volwaardige notulenbeheer. Daarnaast kan je als organisatie deze ook zelf gaan bouwen.
Alle integratie is gebaseerd op Teams API met Graph.
Meer informatie hierrond vind je terug via Microsoft.
In dit geval is het zo dat wanneer je gebruik maakt van de desktopversie van Microsoft Teams er maximaal vier personen tegelijk tijdens een vergadering kunnen worden weergeven. Welke personen zijn dit dan? Microsoft Teams maakt gebruik van ‘active speaking’, wat inhoudt dat wanneer een persoon aan het woord is, deze persoon in beeld verschijnt. De laatste vier personen die gepraat hebben zie jij dus terug op je scherm. Wil jij liever bepaalde personen blijven zien? Wanneer je met je rechtermuisknop op de initialen of foto van deze persoon klikt dan kan je kiezen voor ‘vastmaken’. Mocht je toch liever iemand anders weer zien dan klik je weer met je rechtermuisknop op deze persoon en dan klik je op ‘losmaken’. Verder liet Microsoft ook weten dat zij deze maand "Raise Hand" zullen lanceren.
Bij deze vraag maken we het onderscheid tussen de opzet via de gratis versie (die in deze tijdelijke situatie te gebruiken is) en de omschakeling naar een definitieve uitrol in de organisatie. Er wordt voor de gratis testversie van MS Teams steeds een quick-starter aangeboden met de uitleg hoe je teams kan gebruiken in jouw organisatie. Om definitief te implementeren is het beter enkele workshops te organiseren waar je een aantal aspecten dieper bekijkt: overzicht van de functionaliteiten, welke profielen er dienen gedefinieerd te worden, change management,... De werking van Teams helemaal op maat van de organisatie afstemmen, dient dus apart en gedetailleerd bekeken te worden.
SoftwareONE organiseerde een interessant webinar over hoe je gemakkelijk met Microsoft Teams van start kan gaan. Het is onderdeel van een tweedelige webinar serie waarin wordt uitgelegd hoe je efficiënter kan werken van op afstand. Bekijk het hier!
Nieuwsgierig naar onze aankoopcentrale Software? Je vindt alle nodige informatie op onze webpagina!