Informatiebeheer

INFORMATIEBEHEER VAN OP DE WERKVLOER TOT IN HET BELEID


Scan informatiebeheer

Waarom?

Het digitaal werken en de digitale dienstverlening ontwikkelt zich in een hoog tempo. Lokale besturen verzamelen, verwerken en delen zeer veel informatie. Informatie die ze langs vele kanalen ontvangen en die tot diverse output moet leiden voor burgers, bedrijven, verenigingen en andere overheden.

Lokale besturen ervaren dan ook een toenemende druk om hun informatiebeheer efficiënter te organiseren. De invoering van de verplichte beleidsrapportering (DLB) vergroot de nood aan managementinformatie. Het bestuursdecreet verplicht lokale besturen tot het opstellen van serieregisters die de oude selectielijsten vervangen en legt tevens de nadruk op hergebruik en openbaarheid van bestuursdocumenten. Daarnaast ontwerpt de hogere overheid tal van nieuwe authentieke gegevensbronnen en digitale informatieketens waarin ook de lokale overheid een rol speelt.

Door diverse factoren is het voor lokale besturen echter niet altijd even evident om efficiënt met deze informatie om te gaan. Zo zit informatie vaak versnipperd in verschillende databronnen en is het niet altijd vlot beschikbaar en/of bruikbaar voor beleidsanalyses. Verder ligt de nadruk bij informatiebeheer nog te vaak op het fysiek archiveren. Naast het correct fysiek en digitaal archiveren van documenten dient er dan ook voldoende aandacht besteed te worden aan:

  1. een degelijk kennisbeheer zodat de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening steeds gegarandeerd wordt;
  2. een uitgewerkt databeleid waarbij informatie geanalyseerd en hergebruikt wordt voor onder andere datagedreven besluitvorming;
  3. transversaal samenwerken op basis van gedeelde informatie;
  4. een intern gekende en gedragen documentenstructuur waarbij medewerkers vlot hun weg vinden in de diverse opslagplaatsen zoals SharePoint, OneDrive, Teams en de interne server.

Een goed informatiebeheer maakt het lokale besturen mogelijk om:

  • informatie te delen en tijds- en plaatsonafhankelijk te werken;
  • processen en informatiestromen zo efficiënt en klantvriendelijk mogelijk in te richten;
  • middelen (ruimte, personeel, ...) zo efficiënt mogelijk te benutten;
  • alle mogelijkheden van informatie als bedrijfskapitaal ten volle te benutten,...

 

Voor wie? 

De scan informatiebeheer richt zich op kleine en middelgrote lokale besturen tot 50.000 inwoners. Zowel gemeenten, OCMW’s, politiezones als hulpverleningszones kunnen een beroep doen op de scan. Voor grotere lokale besturen kunnen we een aangepaste aanpak uitwerken.

 

Wat is de scan?

De scan is ontwikkeld om het lokaal bestuur te helpen inzicht te krijgen in haar uitdagingen omtrent informatiebeheer en haar op weg te zetten om een praktisch plan van aanpak te ontwikkelen. Het levert een concreet beeld op van de maturiteit van de interne informatiehuishouding en laat toe om een langetermijnvisie op te bouwen rond informatiebeheer.

De scan informatiebeheer is gebaseerd op het raamwerk informatiemanagement van Audit Vlaanderen en is verder aangepast op maat van lokale besturen. De scan houdt rekening met de verschillende aspecten van informatiebeheer zowel op organisatieniveau als op niveau van de kernprocessen.


Raamwerk informatiemanagement Audit Vlaanderen

De scan informatiebeheer hanteert een praktische hands-on aanpak. We kijken hoe informatiebeheer op de werkvloer werkelijk is geïmplementeerd om informatie te beheren. Daar, in de buik van de organisatie, stellen we vast hoe er echt met informatie wordt gewerkt; hoe verschillende diensten verschillende toepassingen gebruiken; hoe diensten elk op hun manier met data omgaan; hoe databanken concreet worden beheerd; welke aandacht er is voor het verzamelen van managementinformatie.

Dat beeld van de realiteit plaatsen we tegenover de beleidsambities van het lokaal bestuur. Die confrontatie vormt de basis om een dialoog op gang te brengen over de aanpak van informatiebeheer. We benaderen informatiebeheer daarbij niet vanuit een technische ICT-invalshoek maar vanuit een bestuurskundig perspectief. Het vormt de basis voor concrete voorstellen die geënt zijn op de dagelijkse praktijk en de beleidsdoelstellingen van het lokaal bestuur.

 

Praktisch 

Prijs

3.360 euro excl. BTW
Deze prijs is geldig voor vennoten van Cipal dv. Is uw bestuur geen vennoot, neem dan contact op met ons voor een aangepaste oplossing. De prijszetting van een eventueel vervolgtraject kan in onderling overleg bepaald worden.


Inzet bestuur

Het lokaal bestuur stelt een interne projectleider aan als contactpersoon. Onze consultant en de projectleider organiseren de planning van het traject en de selectie van de deelnemers in samenspraak. De projectleider is verantwoordelijk voor de interne communicatie en het uitnodigen van de deelnemers. Het lokaal bestuur staat in voor de vergaderruimtes en het benodigde didactisch materiaal (o.a. beamer, flip-over, whiteboard, enz.).


Uw adviseurs

Al onze adviseurs hebben grote expertise binnen lokale besturen en met het initiëren, begeleiden en realiseren van organisatieveranderingen.
C-smart staat voor beleidsadvies aan lokale besturen inzake organisatieontwikkeling, veilige informatiestromen en digitalisering. C-smart is een merknaam van Cipal dv. Wij garanderen een volledig neutraal en technisch onafhankelijk beleidsadvies.

 

Werkwijze


Fase 1: Intake
➢ Kennismakingsgesprek om in kaart te brengen welke de grootste vragen zijn in de organisatie op vlak van informatiebeheer en welke de belangrijkste algemene beleidsprioriteiten zijn voor de volgende jaren.

Samenstelling: algemeen directeur, informatiebeheerder en de interne projectleider.


Fase 2: Werkplekinterviews
➢ Samen met de informatiebeheerder of archivaris wordt het intern beleid rond informatiebeheer overlopen op basis van het raamwerk informatiemanagement. Het interview wordt afgerond met een bezoek aan het fysiek archief van het bestuur

Samenstelling: informatiebeheerder/archivaris


Focusgesprek diensthoofden/MAT
Die dagelijkse praktijk belichten we daarna vanuit het perspectief van diensthoofden (middenkader) via een focusgesprek. Welke visie hanteren zij en hoe sturen ze binnen hun dienst het informatiebeheer aan?

Samenstelling: 7-tal diensthoofden


Fase 3: Feedback voorlopige resultaten
Het lokaal bestuur krijgt ruimte voor feedback en nuance van de voorlopige resultaten van de scan.

Samenstelling: informatiebeheerder en algemeen directeur


Fase 4: Presentatie aanbevelingen
➢ We presenteren onze bevindingen in een heldere presentatie. Het lokaal bestuur krijgt een managementsamenvatting waarmee het bestuur concreet aan de slag kan gaan.

Samenstelling: Vrij te bepalen door de opdrachtgever.


De output
Een presentatie met aanbevelingen over informatiebeheer binnen uw organisatie met bijhorend managementrapport.

Eventueel vervolgtraject
Indien gewenst kan er in samenspraak met het lokaal bestuur een vervolgtraject opgestart worden om de aanbevelingen van de scan om te zetten in de praktijk.

 

Download hier onze infofiche